UNE / UN AGENT(E) D’ACCUEIL ET ASSISTANT(E) RESSOURCES

Emploi à temps complet – Catégorie C

Localisation : Espace d’Informations et d’Animations Seniors Albert Bouton

Expérience sur un poste similaire ou en administration souhaité

Disponibilité en soirée, le midi ou le week-end

Sous l’autorité du Responsable de l’Avenir des Seniors et du lien intergénérationnel, il/elle assure les missions d’accueil (physique et téléphonique) des usagers, de secrétariat et de gestion de l’information.

Il/Elle saura démontrer des capacités d’empathie, de bienveillance et de respect pour un accueil de qualité.

Vous aurez en charge, les missions suivantes :

Missions d’accueil :

• Accueillir et informer les bénéficiaires ;
• Renseigner et orienter le public sur les dispositifs proposés par la Ville et des partenaires.
• Assurer la gestion des inscriptions à l’aide de différents logiciels dédiés
• Effectuer les opérations d’encaissement et gérer les régies ;
• Organiser les réservations de salles et veiller à leur bon agencement ;
• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que le classement et les archives ;
• Assurer le contrôle des accès , la sécurisation des locaux, et participer aux actions de prévention et de premiers secours.

Missions administratives et partenariales :

• Actualiser les informations et les supports d’affichage ;
• Promouvoir les activités de la Ville et de ses partenaires auprès du public ;
• Participer aux procédures de mise en concurrence en lien avec l’équipe, et assurer le suivi des bons de commande ;
• Rédiger et instruire les documents administratifs : conventions, décisions, délibérations, arrêtés, en collaboration avec le service administratif ;
• Assurer le suivi administratif : élaboration de documents, planification, déclenchement d’interventions, mise à jour et suivi des tableaux de bord ;
• Contribuer au développement et à la gestion du pôle ;
• Assurer une veille sur les activités municipales, développer les partenariats et initier des actions conjointes ;
• Transmettre les éléments de communications aux partenaires et à la population ;
• Encadrer les stagiaires, entretenir le lien avec les établissements scolaires et accompagner les services civiques éventuels ;
• Assurer le rôle de référent RGPD pour le pôle.

Missions d’animation :  

• Gérer la base de données des bénévoles et des offres d’emploi, et orienter le public vers les animations proposées ;
• Renforcer ponctuellement l’équipe d’animation ;
• Participer activement aux manifestations organisées par la Ville (en soirée, le midi ou le week-end).