ASSISTANT / ASSISTANTE DE DIRECTION
77500 Chelles 
Statutaire Entreprise
Chelles, 1ère ville de Seine-et-Marne avec plus de 54 000 habitants bénéficie d’une situation privilégiée à proximité des grands pôles d’activités de l’Est de d’Ile-de-France.
A moins de 20km de Paris, la Ville offre de nombreuses facilités d’accès : Par le train avec les Lignes E (Haussman St Lazare) et P (Gare de l’est), et la Francilienne qui permet de rejoindre rapidement les autoroutes A4 et A1.
Dotée d’un cadre environnemental composé de 40% d’espaces verts et naturels, Chelles propose des équipements de qualité pour ses nombreuses associations et des services à la population adaptés pour le bien-vivre de tous, de la petite enfance aux seniors.
Collectivité de près de 1000 agents.
Poste
Emploi à temps complet – Catégorie B
Diplôme bac+2 assistant de direction souhaité
Expérience significative dans l’assistanat de direction
Solides connaissances juridiques, administratives et financières
MISSIONS
Sous l’autorité du DGS, l’agent assiste ce dernier dans l’organisation quotidienne de son travail et le suivi des dossiers. Il/Elle met en œuvre, coordonne et veille à la bonne exécution des décisions prises par le DGS. Il/elle est un des interlocuteurs privilégiés du cabinet de Monsieur Le Maire.
Organiser l’activité quotidienne du Directeur : Assurer l’ensemble de la coordination des rendez-vous du directeur général des services : préparation des réunions et des documents nécessaires · Assurer la gestion des astreintes des directeurs (planning, et suivi) · Organiser les déplacements.
Assurer le suivi des activités : Renseigner les interlocuteurs et faire le relais si nécessaire vers l’interlocuteur compétent · Assurer l’interface avec l’ensemble des services de la ville et les partenaires extérieurs · Organiser et assurer le suivi du courrier (papier et dématérialisé) en lien avec les services et le cabinet du Maire · Préparer et mettre à jour les dossiers : réceptionner, trier et diffuser les informations et les classer · Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne · Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs (vérification, enregistrement, suivi et transmission) · Organiser les commissions administratives et préparer les dossiers pour le BM et le BS · Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents de suivi.
Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs : Rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus, relevés de décision, fiches de synthèse) · Effectuer des recherches documentaires, organiser la diffusion et le classement des dossiers dans le respect de la réglementation.
Profil
PROFIL
Maîtrise des outils bureautiques · Connaissance générale du fonctionnement d’une collectivité et des règles administratives et comptables propres au secteur public · Etre en mesure de planifier les activités et à tenir les délais · Capacité à anticiper et à organiser · Maîtrise de l’orthographe exigée et aisance rédactionnelle · Informer et rendre compte à sa hiérarchie · Rechercher l’information, la vérifier et la classer · Travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes · Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée · Autonomie, capacité d’adaptation et à prendre des initiatives · Disponibilité, discrétion et confidentialité · Bon contact relationnel · Force de proposition dans l’organisation administrative.
RÉMUNÉRATION
Statutaire – Régime indemnitaire – 13ème mois – Comité d’Actions Sociales et CNAS.
ASCP et CNAS – Participation Mutuelle
